Privacyverklaring

VIEK Ergotherapie hecht een groot belang aan uw privacy en wij zorgen ervoor dat deze binnen onze praktijk goed gewaarborgd is. Wij houden ons aan de privacywet  (Algemene Verordering Gegevensbescherming AVG) die per 25 mei 2018 van kracht is gegaan.  

Persoonsgegevens
Volgens artikel 4 AVG wordt er gesproken over twee categorieën persoonsgegevens. Beide categorieën zijn van toepassing voor VIEK Ergotherapie.

Persoonsgegevens (NAW gegevens):
Deze zijn nodig om te verwerken voor het opmaken van een dossier en het verwerken van declaraties via Vecozo naar uw zorgverzekeraar. De volgende gegevens worden verwerkt door uw behandelaar van VIEK Ergotherapie:

  • Naam
  • Adres/contactgegevens
  • Geboortedatum
  • BSN
  • Geslacht

Bijzondere persoonsgegevens:
Om uw behandeling zo goed mogelijk vorm te geven is het belangrijk om meer van u te weten. Dit zijn gegevens die vallen onder bijzondere persoonsgegevens. Deze worden, waar nodig voor uw behandeling, aan u gevraagd en verwerkt in uw dossier.  Het gaat hierbij om:

  • Medische gegevens (bijv. aandoening en medicijngebruik)
  • Naam huisarts/andere betrokkenen, zoals andere zorgverleners
  • Maatschappelijke gegevens (bijv. gezinssamenstelling en burgerlijke staat)
  • Gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger
  • Ras of etnische afkomst
  • Religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging
  • Seksuele geaardheid
  • Politieke opvattingen

Verwerking persoonsgegevens
Doel gegevensverwerking
Viek Ergotherapie kan uw gegevens verwerken  met een van de volgende doelen:

  • het verlenen van ergotherapeutische zorg
  • het declareren van verleende ergotherapeutische zorg bij de cliënt of zorgverzekeraar

Gegevensverwerking

  1. VIEK Ergotherapie moet het gebruik van uw persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG (rechtmatigheid van de verwerking). Wij zijn wettelijk verplicht voor u een dossier aan te maken waarin wij uw gegevens verwerken. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in ons digitale administratiesysteem ZorgDomein.
  2. U krijgt een behandelovereenkomst welke als grondslag dient voor het mogen verwerken van uw gegevens. De ergotherapeuten van VIEK Ergotherapie hebben  toegang tot uw gegevens. Uitsluitend uw behandelend ergotherapeut kan bepaalde gegevens met anderen delen die betrokken zijn bij uw zorgvraag, zij doet dit in overleg met u. Denk hierbij aan andere zorgverleners, leveranciers, consulenten van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning. Uw behandelend ergotherapeut deelt alleen die gegevens die nodig zijn om uw zorgvraag te beantwoorden.
  3. De ergotherapeuten van VIEK hebben toegang tot uw dossier omdat u op deze manier bij afwezigheid van uw behandelend therapeut geholpen kan worden met uw hulpvraag.  
  4. Ons declaratieverkeer naar de zorgverzekeraars verloopt via het Elektronisch Declaratieportaal van VECOZO. Deze systemen zijn beveiligd en toegang tot de gegevens is beperkt tot de praktijkhouders.
  5. Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen. 
  6. Zorgverzekeraars met wie VIEK Ergotherapie een contract heeft afgesloten, controleren of de gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is verplicht om hieraan haar medewerking te verlenen.
  7. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk en/of mondeling toestemming heeft gegeven. Bij mondelinge toestemming wordt er een notitie van gemaakt in uw zorgdossier. 
  8. Als u een contactformulier op onze website invult of een email stuurt, worden de gegevens die u toestuurt bewaard tot volledige beantwoording en afhandeling daarvan.  

Geheimhouding
VIEK Ergotherapie gaat vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. Wij leggen een geheimhoudingsplicht op aan onze medewerkers, studenten ergotherapie in opleiding en externe partijen die VIEK Ergotherapie inschakelt zoals bijvoorbeeld de leverancier van onze software.

Dit betekent dat wij uw gegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen verstrekken, behoudens de hierna genoemde uitzonderingen.

  • Wanneer u schriftelijk en/of mondeling toestemming heeft gegeven u gegevens te mogen delen.
  • Wanneer het verstrekken van uw gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en bijvoorbeeld uw huisarts ook betrokken is bij de zorgvraag.
  • Wanneer er redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, denk hierbij aan signalen die wijzen op mishandeling of huiselijk geweld.  
  • Wanneer wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijke uitspraak.

Beveiliging persoonsgegevens
Artikel 5 sub 1f van de AVG verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Beveiliging van uw persoonsgegevens heeft voor ons dus een prioriteit en doen wij op de volgende wijze:

  • De leverancier van de door ons gebruikte praktijksoftware voldoet aan de NEN7510 norm.
  • Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert.
  • Toegang tot persoonsgegevens in ons zorgdossier is met een gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Mailverkeer met uw persoonsgegevens naar derden worden uitsluitend via een beveiligde omgeving verstuurt zoals Zorgmail en ZorgDomein.
  • Onze computers / telefoons zijn beveiligd met een wachtwoord / vingerherkenning en worden nooit onbeheerd achtergelaten.
  • Papieren documenten waarop persoonsgegevens staan worden opgeslagen achter slot en grendel of nooit onbeheerd achtergelaten.
  • Papieren waarop persoonsgegevens staan en niet meer bewaard hoeven worden, worden op een adequate wijze vernietigd, zodat persoonsgegevens niet meer te herleiden zijn.
  • Medewerkers/stagiaires in opleiding hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.
  • Dossiers worden niet langer bewaar dan de wettelijke bewaartermijn opgesteld door de WGBO)

Cookies
VIEK Ergotherapie maakt gebruik van Cookies, dit  zijn kleine bestandjes die het gedrag van u als bezoeker van bijvoorbeeld onze website of Google Analytics monitoren. Wij maken gebruik van een Cookiescript die voldoet aan de AVG voorwaarden.

Uw Privacy rechten
Uw behandelend ergotherapeut houdt u op de hoogte wanneer er informatie over u wordt verstrekt, denk hierbij aan een verslag naar een huisarts/specialist met de voortgang of beëindiging van de behandeling,  of een aanvraag naar een WMO.

Volgens de wet op AVG artikel 15,16,17,18,20 heeft u recht op:

  • inzage in uw persoonsgegevens of het aanvragen van een kopie.
  • correctie van uw persoonsgegevens 
  • verwijdering van uw persoonsgegevens aan te vragen 
  • beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens 
  • dataportabiliteit; op uw verzoek zullen wij uw persoonsgegevens overdragen aan een door u gekozen andere organisatie 

U heeft recht op inzage/correctie van uw gegevens of vernietiging van uw gegevens.  U                kunt een verzoek doen via e-mail, info@viekergotherapie.nl.

  • Inzage/correctie persoonsgegevens:
    Wij behandelen uw verzoek binnen 4 weken. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen.
  • Vernietigen van persoonsgegevens:
    Graag lezen wij in uw mail de beweegredenen tot het vernietigen van bepaalde persoonsgegevens. De behandelend ergotherapeut beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Het kan zijn dat er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt. U krijgt altijd een motivatie van VIEK Ergotherapie wanneer uw verzoek niet ingewilligd wordt.

Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen wij op onze website www.viekergotherapie.nl publiceren.

Klachten
Het kan gebeuren dat u ontevreden bent over de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.
Maak uw klacht in eerste instantie kenbaar bij uw behandelend ergotherapeut om samen te kijken naar een oplossing. VIEK Ergotherapie staat voor open communicatie van en naar elkaar, dus een gesprek wordt graag met u aangegaan. U kunt ook een mail sturen naar info@viekergotherapie of schriftelijk een klacht indienen en opsturen naar ons postadres.
Mocht u er niet uitkomen met uw behandelend ergotherapeut, dan kunt u deze via de Autoriteit Persoonsgegevens indienen (www. Autoriteitpersoonsgegevens.nl)